Inleiding doorfietsrouteproject
Beschrijf hier de aanleiding, de fysieke ligging, de samenwerkende partijen, de globale planning en het doel van de doorfietsroute.
Organisatie, rollen en verantwoordelijkheden
Beschrijf hier welke partijen samenwerken op welke manier, waar welke beslissingen worden genomen en wie welke verantwoordelijkheid heeft.
Rollen en verantwoordelijkheden
Is er bijvoorbeeld een directieoverleg, stuurgroep of projectgroep? Hoe is de communicatiewerkgroep georganiseerd? Hoe verhoudt de communicatiewerkgroep zicht op de eerdergenoemde overleggen? Wat zijn de rollen van de verschillende partijen binnen de communicatiewerkgroep?
Participatie
Is er participatie mogelijk en zo ja, op welk niveau (informeren, inspreken, consulteren, coproduceren of meebeslissen) en bij welke organisatie ligt de verantwoordelijkheid?
Praktische zaken
Zijn er afspraken gemaakt over bijvoorbeeld het gebruik van de projectnaam, beeldmerk of huisstijl, de projectwebsite, hoe te handelen bij persvragen, etc.?
Budget
Zijn er afspraken gemaakt over financiële bijdragen van de verschillende partijen aan (marketing en) communicatie?
Monitoring en evaluatie
Zijn er KPI’s bepaald voor de communicatie en zo ja, hoe worden deze gemeten en wiens verantwoordelijkheid is dat?
Communicatiedoelgroepen
Beschrijf hier de verschillende doelgroepen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de actoren-inventarisatie. Desgewenst kun je het heersende en het gewenste sentiment binnen de verschillende doelgroepen toevoegen: hoe staan ze tegenover het project en hoe willen we dat ze tegenover het proces staan?
Interne doelgroepen
Interne doelgroepen kun je onderverdelen in interne samenwerkingspartners (zoals de provincie of vervoerregio en de verschillende wegbeheerders) en interne stakeholders, die wel (zijdelings) betrokken zijn bij het project, maar geen directe invloed hebben (zoals een uitvoeringsorganisatie op het gebied van verkeersveiligheid of gedragsverandering, een waterschap of de Fietsersbond). Spelen er intern issues, dan kun je de matrix belangen en vertrouwen gebruiken om dit inzichtelijk te krijgen.
Externe doelgroepen
Externe doelgroepen kun je bijvoorbeeld onderverdelen in reizigers, omwonenden en externe stakeholders zoals andere gemeenten, Rijkswaterstaat, ov-bedrijven, belangenverenigingen, werkgevers en ondernemersorganisaties. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de omgevingsscan.
Media
Welke lokale en regionale media zijn van belang voor het project?
Communicatiedoelstellingen
Beschrijf hier eerst de hoofddoelstelling en werk deze vervolgens per doelgroep uit. Maak de doelstellingen zo SMART mogelijk (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Vaak hebben doelstellingen te maken met veranderend gedrag: je wilt iets van je doelgroepen. Het Communicatie Activatie Strategie Instrument (CASI) kan je helpen dit goed in beeld te krijgen.
Communicatieboodschap
Beschrijf hier de boodschap die je wilt inzetten om de hiervoor beschreven doelstellingen te behalen. Doe dit eerst overkoepelend voor het hele project. Een message house is een handige methode om samen met alle betrokken partijen een gedragen boodschap te formuleren. Werk de communicatieboodschap vervolgens uit in specifieke boodschappen voor de verschillende doelgroepen.
Communicatiestrategie en -middelen
Beschrijf hier op welke manier je de boodschappen onder de aandacht wilt brengen van je doelgroepen. Proactief of reactief, direct of getrapt (en wie heb je daar dan voor nodig?), visueel of tekstueel, online of offline, vanuit welk frame, etc. Welke middelen heb je hiervoor tot je beschikking of wil je ontwikkelen? Werk dit uit voor de verschillende doelgroepen.
Bijlagen
Handige bijlagen zijn bijvoorbeeld een communicatiekalender, een FAQ en een overzicht van namen en contactgegevens van alle samenwerkende partijen.